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新時期檔案管理數字化研究

作者:未知

  [摘 要]隨著信息時代的到來,網絡技術與計算機技術在社會各個領域中得到了廣泛應用,給人們生產、生活、學習、工作帶來了許多便利,對檔案管理工作而言同樣如此,通過應用計算機技術,檔案管理模式發生重大變化,由手工管理模式轉化為數字化管理模式,這種管理模式轉變與升級對提升檔案管理工作的質量與效率具有重要意義,推進了我國檔案事業的健康發展。本文主要研究了當前檔案管理數字化存在的問題,并探討了推進檔案管理數字化的意義,提出了新時期實現檔案管理數字化的措施,希望為以后的研究提供借鑒。
  [關鍵詞]新時期;檔案管理;數字化
  doi:10.3969/j.issn.1673 - 0194.2019.12.074
  [中圖分類號]G270.7 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194(2019)12-0-02
  0     引 言
  隨著時代的進步與發展,傳統人工檔案管理模式暴露出許多問題,難以滿足新時期的檔案管理工作需要。在信息時代背景下,依托計算機技術與網絡技術,檔案管理已經逐漸實行數字化管理模式,提高了檔案管理工作的質量與效率。以下主要圍繞現如今檔案數字化管理中存在的問題展開簡單分析與探討。
  1     新時期檔案管理數字化存在的主要問題
  1.1   檔案管理人員的素質有待提升
  我國檔案管理人員隊伍主要存在的問題是檔案管理人員的業務水平與綜合素質有待提升,且檔案管理人員隊伍老齡化問題嚴重。由于檔案管理工作對年輕人缺乏一定的吸引力,許多年輕人都不愿從事該類工作,在擇業中通常會選擇具有挑戰性與發展前途的工作,加劇了檔案管理人員隊伍的老齡化問題;年事已高的檔案管理人員通常思維守舊,不能很好地適應數字化管理,在開展數字化檔案管理工作中經常不能熟練操作計算機。此外,受傳統思想觀念的束縛較深,檔案管理人員在新時代背景下缺乏創新意識,忽視對檔案資源的發掘工作,制約了檔案管理數字化進程。
  1.2   缺乏先進的數字化設備
  軟件資源、硬件資源以及網絡資源等是檔案數字化管理的基礎,然而,受到資金限制,企業無法配齊各種數字化設備,尤其是計算機系統與程序過于陳舊,阻礙檔案管理的工作質量與效率提升。在推進檔案數字化管理進程中,計算機設備是不可缺少的重要內容,是實現檔案數字化管理的基礎。因此,要想實現檔案管理數字化,企業要積極引進各種先進的現代化設備,及時更新陳舊的設備程序與系統等,從而滿足新時期檔案數字化管理的需要,為檔案資料的可靠性與真實性提供重要保障,實現對各種檔案資料的長久保存,充分挖掘檔案資料的價值。
  1.3   檔案數字化管理存在風險
  隨著信息時代的到來,網絡技術與計算機技術在社會各個領域之中應用廣泛,在給人們帶來許多便利的同時引發了信息安全問題,特別是計算機系統中的檔案信息極易受到病毒與黑客攻擊,加大了檔案管理工作的難度。此外,在紙質檔案轉化電子檔案的過程中,檔案編輯多采用電子編碼技術,但該技術在應用中存在一定的不足,具體表現為原始憑證在被修改后不存在遺留痕跡,導致管理人員無法在第一時間被發現。因此,要高度警惕各種違反檔案法律法規的行為。
  2     實現檔案管理數字化的重要意義
  傳統手工檔案管理模式在我國事業單位與機關部門中應用時間較長,該模式存在的主要問題是檔案管理工作效率不高、保密性不夠以及信息查找不便利等。在新時期,檔案管理工作任務愈加繁重,而傳統管理模式工作量大、時間長,阻礙檔案管理工作有效開展。在檔案管理工作中應用計算機技術與網絡技術,能夠顯著提高檔案管理工作效率,特別是提高信息檢索與查詢效率。通過應用自動搜索功能,可以節約檔案管理人員的查詢時間,滿足用戶檔案資料的需要,實現對檔案信息資料的充分利用。具體而言,數字化檔案管理具有如下優勢。
  2.1   提升企業的經濟效益
  隨著社會的進步與發展,人們每天要接收與處理大量信息,而傳統辦公方式由于工作效率低,無法實現對大量信息的快速、高效處理。基于傳統檔案管理模式下,要想實現海量信息處理,不得已要增加辦公費用與人員,這必然會增加企業成本,影響企業的經濟效益。而數字化檔案管理模式相對傳統粗放型模式而言,最大的優勢是實現了對傳統紙張檔案機讀,既節約保管費用與占地空間,又可以提高查閱效率,減少了人員與紙張浪費。
  2.2   提升了檔案利用效率
  傳統紙質檔案多保存于檔案館與檔案室,對于用戶來說存在許多不便。而數字化檔案管理的特點是高效、便捷,用戶可以快速、準確地查找出所需檔案。通過應用計算機技術,檔案查找擺脫了時空限制,用戶可以隨時隨地查找檔案,充分利用檔案資料。
  2.3   提升檔案管理工作效率
  數字化檔案管理的作用是可以實現對檔案資料的及時歸檔,滿足用戶需要。比如,人事檔案在企業發展中屬于重要內容,而企業人事檔案管理要面向繁多的管理對象,包括職工入廠、調動以及退休等,傳統人工檔案管理方式要先對檔案歸檔后才可以查詢,而基于計算機技術與網絡技術為核心的數字化檔案可以準確反映出目前情況。同時,數字化檔案的另一優勢是可以簡化資料查詢,便于辦公人員進行隨時查詢。
  3     檔案管理數字化的發展措施
  3.1   文書處理以及歸檔開展數字化管理
  檔案工作最基礎的內容是文書工作,而文書工作的質量在很大程度上會影響檔案工作的質量與效果。因此,為了滿足新時期檔案管理工作的需要,應用計算機能夠完成文件登記工作,并按照批辦次序在局域網范圍內依次傳閱,并提前設定好催辦時間。如果不能按時返回傳閱文件,催辦程序會向承辦人發出相關信息,提醒其要及時進行文件閱讀,在完成對文件的處理后進行預立卷整理,減輕檔案管理人員的工作壓力。   3.2   加快系統工程建設
  檔案電子化建設涉及了總體設計、軟件開發、掃描錄入、檔案整理、光盤備份、設備選型以及查詢管理等多項內容,這是一項系統工程。為了實現海量檔案信息高效錄入與保管,系統會利用磁盤陣列存儲、雙服務器以及高速掃描儀等實行集中掃描,并通過光盤與磁帶等對文字資料等進行雙備份,避免出現資料丟失問題。
  3.3   構建信息技術支撐系統
  3.3.1   系統要具備平滑升級能力
  信息技術支撐系統將光纖與磁盤陣列相連接,從而為系統高性能提供重要保證。此外,通過擴展模塊應用,可以大大擴充系統存儲容量。存儲系統本身要具備良好的可拓展性,實現在線擴容的同時具備保護功能。
  3.3.2   系統要具備良好的可靠性
  信息技術支撐系統應用的各種磁盤陣列產品包括電源、陣列控制器、鏈路控制器、風扇以及雙口光纖硬盤等,在硬件組成以及結構等方面需要采用冗余設計,避免存在單點故障,從而保證系統運行的安全性與可靠性。此外,就磁盤陣列而言,需要運用各類PAID保護級別,滿足不同用戶的實際需要。系統對硬件要求非常嚴格,需要硬件支持熱插拔,從而為系統應用的連續性提供重要保證。
  3.4   提升檔案管理人員的綜合素質
  檔案管理人員作為數字化檔案管理工作的主要執行者與實施者,其專業水平與綜合素質的高低直接關系檔案管理工作的質量與效率。因此,有必要加強對檔案管理人員的培訓力度,提高檔案管理人員的計算機操作水平,使其能夠在檔案管理工作中熟練應用檔案數字化技能。此外,在全新發展時期下,作為一名檔案管理人員,有必要不斷提高自身素質,學習各種技能技巧,做好檔案資料保密工作,為順利進行數字化檔案管理工作貢獻自身的力量。安全是對檔案管理工作最重要也是最基本的要求,因此,檔案管理人員要提高自身安全意識,做好檔案資料的保存工作,從而為檔案管理工作的安全性與可靠性提供重要保障。
  3.5   加大設備引進與更新投入
  設備是檔案數字化管理中必不可少的內容,是影響檔案管理工作效率的重要因素。因此,在推進數字化檔案管理進程中,要加大設備投入,積極引進現代化設備,及時更新計算機系統與程序。除了要做好軟件設備的更新工作,還要更新落后的硬件設施,并加強對硬件設備的保養,這樣不僅可以延長設備的使用期限,還可以提升檔案管理工作的質量與效率。此外,在檔案管理工作中要善于吸收與借鑒優秀的經驗,注重資源轉換與共享,建立健全數字化檔案管理體系,從而提高檔案利用率。
  4     結 語
  數字化檔案管理模式是對傳統人工檔案管理模式的重大突破,將其應用于檔案管理中,不僅可以提高檔案管理工作的質量與效率,還可以提升檔案管理工作的信息化水平,從而滿足新時期檔案管理工作的需要,推進檔案管理事業更上一層樓。
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